Scrivere bene l’oggetto del protocollo è un atto di altruismo

Scrivere bene l’oggetto del protocollo è un atto di altruismo

 

Ogni giorno un protocollista si alza per andare in ufficio e sa che dovrà sudare per protocollare un documento con un oggetto chiaro e facilmente ricercabile.

Ogni giorno un responsabile del procedimento amministrativo si alza per andare in ufficio e sa che dovrà sudare per trovare un documento protocollato con un oggetto sbilenco e sconclusionato.

Non importa che tu sia protocollista o RPA, ma scrivi bene l’oggetto a protocollo!

Tra i campi obbligatori della registratura, il più importante è senza dubbio l’oggetto del documento, essendo senza rilievo il fatto che sia in arrivo, in partenza o interno.

Le ricerche documentali, al pari di quelle inerenti alle aggregazioni documentali, infatti, iniziano quasi sempre dal campo oggetto. Esaminiamolo nel dettaglio, come operazione intellettuale del protocollista o del responsabile del procedimento amministrativo.

L’oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere

• giuridico;
• amministrativo;
• narrativo.

L’oggetto, dunque, è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e, quindi, deve essere registrato con coerenza e attenzione. La sua formulazione avviene alla stregua di un regesto diplomatistico. In esso, infatti, sono evidenziati gli elementi giuridicamente rilevanti del documento.

A questo punto, si tratta di trovare il giusto equilibrio tra esigenze opposte: da una parte la sintesi, dall’altra l’analisi. Qui viene in gioco la necessità di fornire le informazioni necessarie e rilevanti da un punto di vista giuridico e gestionale.

Tuttavia, nel redigerlo, non bisogna puntare né al massimalismo, né al minimalismo. Il protocollista, infatti, non lo redige per sé, ma – come funzione di supporto ai processi decisionali – per gli organi di governo, per i dirigenti, per i responsabili dei procedimenti amministrativi. Quest’ultimi dovrebbero essere in grado di cogliere il contenuto giuridico di un documento determinato senza leggerlo integralmente.

Questa funzione di supporto ai processi decisionali, purtroppo, è spesso dimenticata mentre, in realtà potrebbe essere rappresentata perfino come un atto di altruismo amministrativo. Infatti, il protocollista non lo scrive per sé, ma per gli altri, a meno che non sia affetto da una forma di solitudine attiva, passiva e involutiva[1].

Da ciò consegue che l’oggetto svolge una triplice funzione:

• probatoria (riassunta nei tipici verbi latini dei dispositivi degli atti amministrativi: dare, facere, pati, non facere);
• di supporto (ai processi decisionali degli organi di governo, degli organi di gestone e dei responsabili dei procedimenti amministrativi);
• comunicativa (capire senza leggere integralmente il testo).

Se quanto scritto finora ha un senso concreto e non soltanto teorico, significa che nella redazione di un oggetto di un documento il protocollista, come abbiamo detto, non deve ritenere di scriverlo per sé, bensì per chi dovrà gestire o rinvenire il documento (o il fascicolo). Infatti, la domanda principale che il protocollista dovrebbe porsi è la seguente: «Con quali parole in futuro (tra 2 mesi, 2 anni o 2 decenni) verrà ricercato il documento che sto protocollando»?

Le operazioni redazionali a protocollo richiedono attenzione e capacità critica, perché rappresentano di fatto un ombrello per riparare i responsabili dei procedimenti amministrativi dalla pioggia, anzi dall’alluvione di informazioni su tutti i documenti registrati che, se non governate, si trasformano facilmente in entropia.

Non soltanto, ma anzitutto per queste ragioni, l’inserimento dei dati deve essere votato alla ricerca attraverso la

• strutturazione;
• contestualizzazione;
• normalizzazione.

Fin dal Regolamento di gestione, tenuta e tutela dei documenti dell’Università degli Studi di Padova del 1997, è stata prevista una soglia minima di decoro linguistico[2].

Il sistema informatico Titulus, infatti, obbliga l’operatore a inserire almeno trenta caratteri, non ripetibili. Il campo oggetto, inoltre, può essere collegato a un thesaurus o a delle opzioni (caselle di spunta) per la scelta degli oggetti utilizzati più frequentemente[3].

In buona sostanza, significa che ogni oggetto deve essere strutturato dal generale al particolare, iniziando, dove presente, dalla denominazione del procedimento amministrativo (che nel 90% dei casi coincide con quella del fascicolo) e concludersi con l’azione amministrativa rappresentata in forma nominativa.

Oltre a strutturare il testo, è necessario contestualizzarlo sul procedimento (affare o attività) e normalizzarne la scrittura che, come detto, deve seguire l’andamento dal generale al particolare.

Facciamo un esempio. Se perviene un documento di un candidato a un concorso pubblico per funzionario per gli AAGG con cui chiede di partecipare, è opportuno scriverlo nel modo seguente, sciogliendo le abbreviazioni, anche quelle usuali:

• Concorso pubblico per funzionario amministrativo per il Servizio Affari Generali (codice 2024/PTA031) – Istanza di partecipazione.

Per approfondire tali tematiche, si rinvia a uno standard de facto contenuto nei due volumi pubblicati sui cardini della buona scrittura delle informazioni nel protocollo: AURORA. Amministrazione unite nella redazione degli oggetti e nella registrazione delle anagrafiche, Padova, Cleup, 2009 e il suo sviluppo, ALBA. Aggiornamento dei lavori e delle buone pratiche di Aurora, Trieste, EUT, 2023.

In particolare, consiglio un agevole ripasso inerente agli strafalcioni, in parte preoccupanti e in parti esilaranti, contenuti in entrambi i lavori nell’appendice Protochorror.

Buona redazione e buon altruismo.